Znalostní nákup

Znalostní nákup
Aktuality  /  Role a postavení nákupu

Rola nákupu v modernej firme (spend under management versus spend under control)

vložil , 17.2.2015, počet zobrazení: 2598, komentářů 5

V mnohých spoločnostiach sa dnes debatuje o úlohe útvaru nákupu, o jeho pridanej hodnote pre firmu. Nákup potrebuje kontinuálne dokazovať svoju pridanú hodnotu a preto sa často debatuje aj o tom, ktoré všetky oblasti má útvar nákupu zastrešovať.

Ak má  však človek šancu bližšie sa zoznámiť s rozsahom nákupných kategórií v konkrétnej spoločnosti, často zistí, že každá nákupná smernica obsahuje zaujímavý počet tzv. „nákupných výnimiek“. Ide o kategórie alebo oblasti, ktorým sa buď nákup vôbec nemusí venovať, alebo sa im venuje len po formálnej stránke (napríklad vystavením objednávky, hoci ex post), ale inak tieto transakcie neovplyvňuje. Ponúknem stručný zoznam kategórií, s ktorými sa nákup v rôznych organizáciách veľmi nekamaráti.  Napríklad:

poradenstvo, marketing, právne služby, zmluvy o prenájme nehnuteľností, energie, účasti na konferenciách, rôzne outdoorové a team-buildingové aktivity,  bezpečnostné služby, manažérske školenia,  headhunting, personálny leasing. Ale aj potreby menších objemov, ako  noviny a časopisy a drobné nákupy do určeného limitu. Naviac, niektoré nákupné útvary sa vôbec nevenujú tzv. investičnému nákupu, iné neriešia outsourcing činností, je to proste veľmi rôznorodé (o výnimkách z nákupného procesu napíšem viac nabudúce, ale uvítam inšpiráciu od čitateľov tohto príspevku)

A práve táto skutočnosť spôsobuje, že je veľmi ťažké pre firmy zadefinovať tzv. kľúčový parameter nákupnej organizácie, t.j. „spend under management“. Tento parameter má pritom zdanlivo veľmi jednoduchú definíciu

Rovnice

To znamená, potrebujeme zistiť, aká časť výdajov ide cez nákupný útvar z výdajov celkových. Múdri poradcovia Vám potom povedia, že vyspelé nákupné organizácie dosahujú aj 85% podiel v tomto parametri, bežný priemer je vraj okolo 60% a slabšie organizácie sa moria niekde na hranici 30%.

V tomto jednoduchom vzorci je však viac záludností. Hlavne teda v čitateli. Čo to znamená „actively managed spend“ ,teda aktívne riadené výdaje? Nákup predsa nie je ten, kto reálne míňa peniaze.  Rozpočty držia iné útvary. Postačuje k aktívnemu riadeniu to, že nákup vystavuje objednávky? Alebo že uzatvára zmluvy? Musí tam existovať schválená nákupná stratégia? Či stačí urobiť tender? A musí byť zmluva? Môžeme za aktívne riadenú oblasť považovať tú, kde prebieha proces „Procure-to-pay“ pod dohľadom nákupu?

Ale aj v menovateli rovnice môžu nastať problémy. Všeobecná zhoda platí aspoň v tom, že do celkových adresovateľných výdajov sa nepočítajú personálne náklady zamestnancov, dane a odpisy. Ale sú firmy, ktoré tam nepočítajú ani tie kategórie uvedené vo výnimkách vyššie. V duchu „toto nerobím, tak to nie je môj spend“. A tým sa snažia vykázať vysoký podiel výdajov pod kontrolou.

Ešte zaujímavejšia debata nastane, keď chceme rozlišovať medzi tým, čo je „pod kontrolou“ a tým, čo je nami „riadené“, v zmysle „menežované“. Pre nášho CFO, aby sme tvrdili, že máme kategóriu „pod kontrolou“ stačí, aby boli požiadavky a objednávky riešené jednotným spôsobom, v dohodnutom procese a spoločnom systéme. To pre neho prináša určitú „vizibilitu“ a schopnosť identifikovať objemy peňazí s touto oblasťou spojené. Nič to však nehovorí o tom, či tam prebehli sourcingové aktivity, či máme platnú (a výhodnú) zmluvu, či súčasný stav odráža situáciu na trhu, či nakupujeme dobre.

Sú spoločnosti, ktoré takúto formu „výdajov pod kontrolou“ povýšili na najvyšší imperatív pre nákup. Pojem „spend under management“ si nahradili pojmom „spend under control“ a postupne zaviedli ohromný byrokratický aparát, ktorému neunikne ani účet za nákup stolného kalendára. Môže to ísť tak ďaleko, že do systému sa zakladajú ex-post objednávky na drobné transakcie, ktoré boli dávno uhradené v hotovosti. Fakt si nevymýšľam. A takýto nákup potom hlási skoro 100% výdajov pod kontrolou. Útvar nákupu sa stáva dvorným inkvizítorom a akákoľvek odchýlka (non-compliance) spúšťa audit aj s dôsledkami. Iste chápete, že takto nastavený nákup sa neumiestňuje príliš vysoko v rebríčkoch popularity.

Prikláňam sa teda k tým manažérom nákupu, ktorí chcú byť na seba prísni a snažia sa monitorovať výdaje v kategóriách, ktoré aj reálne ovplyvňujú, či už pomocou Category manažmentu alebo konkrétnych sourcingových aktivít. Je to asi jediná cesta, ktorá môže dlhodobo zabezpečiť, že reputácia nákupného útvaru bude stúpať.

P.S.: poteším sa, ak sem napíšte (hoci anonymne) nejaké zaujímavé kategórie, ktore u Vás nespadajú pod nákup. Človek sa učí celý životJ

SpendUnderManagement

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Zdroj: http://www.coupa.com/purchasing-procurement-blog/toward-a-new-definition-of-spend-under-management

MO

Podělte se s ostatními
Share on FacebookShare on TumblrTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedIn
alioth

5 komentářů

  1. Josef Zrník

    18.2.2015, 23.42 -

    Já mám velmi zajímavou zkušenost s nákupem nářadí a nástrojů.
    Ve dvou společnostech, kde jsem pracoval, byly tyto skupiny pro nákup absolutní tabu.
    Nešlo o malé roční objemy, jeden případ 35 mil., druhý 7 mil.)

    V souvislosti s výpočty by mě zajímalo, co na to CEO, akcionáři (objednatelé expertíz)?
    Nákup nerozhoduje, kolik kompetencí má, max. je může svou prací +/- ovlivnit.
    Nedá se z nízkých čísel tedy těžit, neb nekorelují s nejlepší praxí?

    JZ

  2. LS

    26.2.2015, 0.21 -

    Nevím, jestli zajímavé a vlastně nemohu říci, že nespadající pod nákup, ale nákupem řešené spíš formálně často bývají havárie, popř. práce na různých speciálních zařízeních a strojích, jejich údržba, do kterých si z různých důvodů odborné útvary nechtějí nechat zasahovat. Zejména havárie či poruchy určitých zařízení, které musí být rychle odstraněny bývají častým argumentem pro tzv. výjimku z nákupního procesu… Jak takové případy řešíte vy?
    Jinak moc pěkný článek, zamyšlení… 🙂

    • M.O.

      26.2.2015, 9.23 -

      Ďakujem za podnet. Máte pravdu, toto je oblasť v ktorej je nákup len dosť formálne zapojovaný. Dá sa to pochopiť. Havárie treba odstraňovať okamžite, tu sa nedá čakať na výsledok tendra. Bohužiaľ, mnohokrát sa tu schováva aj tzv. havarijný stav, ktorý bolo možné riešiť včas, ale zrazu sa to hodí pod hlavičku „havária“. Riešenie? Na určité typy havárií je dobré mať rámcovú zmluvu s partnerom, ktorý vie veľmi rýchlo zasiahnnúť, má stálu pohotovosť, ideálne nielen pre Vás, aby ste všetky náklady neniesli Vy. Ale všetko tým nepokryjete. M.O.

  3. M.O.

    26.2.2015, 9.27 -

    A ešte komentár k špeciálnej údržbe strojov a zariadení. Tu kúzlo spočíva v dôslednom použití tzv. TCO modelu pri výberovom konaní, ideálne už na začiatku, keď vyberáte technológiu, riešite aj údržbu. Nikto sa Vám nezaviaže na desiatky rokov, ale verte mi, inak sa jedná, keď sa o podmienkách údržby bavíte pred podpisom zmluvy o dielo a inak neskôr, keď sú karty rozdané

    • LS

      27.2.2015, 9.11 -

      Děkuji. Máte pravdu. Jen někdy to jde hůř, když máte stroje „zděděné“ – byly nakoupeny již dříve a při jejich nákupu toto nebylo řešeno… Každopádně dobrý námět pro budoucí nákupy a komunikaci s odborným útvarem. Stejně tak rámcové smlouvy na údržbu… 🙂

Napsat komentář

© 2019 Znalostní nákup Všechna práva vyhrazena Provozuje Prescom

Webové stránky používají k poskytování služeb a analýze návštěvnosti soubory cookie. Informace, jak tyto stránky používáte, jsou sdíleny se společností Google. Používáním souhlasíte s použitím souborů cookie. Více informací

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close