O transparentnosti nákupu som tu naposledy písal pred viac ako 3 rokmi (Elektronizacia-nakupneho-procesu-a-transparentnost). Vtedy som sa sústredil skôr na elektronizáciu nákupného procesu a s tým spojenú vyššiu mieru transparentnosti pre všetkých účastníkov.Čas nás však posunul ďalej a získal som v tomto smere množstvo skúseností, niekedy aj zdanlivo protichodných.  Rád by som sa o ne podelil.

Tak napríklad. Keď dvaja hovoria to isté, nemusí to byť to isté. Vo väčšine súkromných spoločností, keď sa hovorí o transparentnosti, myslí sa tým interná transparetnosť , čiže zodpovednosť smerom k nadriadeným, voči vedeniu spoločnosti, respektíve voči akcionárom spoločnosti.

Vo verejnom sektore sa často myslí na transparentnosť voči verejnosti a tiež voči dodávateľom. Tým nechcem tvrdiť, že verejný sektor je v tejto oblasti pre nás nejakým vzorom. Na to má verejné obstarávanie za sebou až príliš veľa škandálov. Otázkou však je, do akej miery má byť súkromný sektor transparentný voči svojím dodávateľom.

Transparentnosť v kontexte firmy a smerom von popisuje totiž stupeň zverejňovania informácií o významných podnikateľských rozhodnutiach a rozhodovacích procesoch, ukazovateľoch a cieľoch. Nákupné rozhodovanie sem určite patrí. A smerom von v tomto prípade znamená smerom k dodávateľom, či už aktívnym, alebo potenciálnym.  Chápeme ju ako otvorenosť.

Mojím presvedčením je, že určitá miera transparentnosti voči dodávateľom je veľmi vhodná a žiadúca. Pomáha čistiť vzťahy, budovať dôveru. Ukazuje im, že u nás má šancu vyhrať tender každý, kto na to má predpoklady.  Ako ale nastaviť tú správnu mieru transparentnosti? Ak sa to preženie, dodávatelia to môžu zneužiť proti nám, ako to potvrdzuje napríklad aj OECD vo svojej správe z roku 2008 (Fighting cartels in Public procurement).

Poďme sa teda pozrieť na proces výberových konaní z pohľadu transparentnosti voči dodávateľom. Krok za krokom, podľa nastavených úrovní. Navrhujem jednoduchý „Test transparentnosti nákupu voči dodávateľom“.

1. Informácie o plánovaných tendroch

1. Nezverejňujeme žiadne informácie o súťažiach
2. Zverejňujeme len vybrané tendre, kde to potrebujeme
3. Zverejňujeme včas informácie o tendroch nad dohodnutú hodnotu (nad limit)
4. Zverejňujeme všetky tendre „od nuly“

2. Zverejnenie zadávacej dokumentácie tendra (technická špecifikácia plus podmienky súťaže)

1. Dokumentáciu zásadne nezverejňujeme, je to naše know-how
2. Dokumentáciu sprístupňujeme len pred-kvalifikovaným dodávateľom
3. Dokumentáciu sprístupníme len na požiadanie
4. Dokumentáciu zverejňujeme spolu s informáciou o plánovanom tendri

3. Zverejnenie výberových kritérií tendra, vrátane ich váh

1. Výberové kritériá nikdy nezverejňujeme
2. Výberové kritériá zverejníme len informatívne, bez ich váh
3. Kritériá zverejníme, keď nám to vyhovuje
4. Kritériá sú vždy zverejnené

4. Zverejnenie hodnotiacej komisie, mená členov

1. Mená nikdy nezverejňujeme
2. Mená zverejníme, len ak je to požiadavka zo zákona (verejné obstarávanie)
3. Mená zverejníme niekedy
4. Mená zverejňujeme

5. Zverejnenie oslovených a zúčastnených uchádzačov v súťaži

1. Tieto údaje nezverejňujeme
2. Uchádzačov zverejníme len účelovo, ak to má pomôcť súťaživosti
3. Uchádzačov zverejňujeme, len ak je to požiadavka zo zákona
4. Uchádzačov pravidelne zverejňujeme až po ukončení súťaže

6. Zverejnenie konkrétnych hodnotení jednotlivých členov komisie

1. Tieto údaje nezverejňujeme
2. Hodnotenia zverejňujeme, len ak nám to vyhovuje
3. Hodnotenia zverejníme len zúčastneným a iba na požiadanie
4. Hodnotenia zverejňujeme vždy po ukončení súťaže

7. Informácia o počte kôl

1. O počte kôl nikdy neinformujeme
2. Počet kôl oznamujeme len neformálne
3. Počet kôl oznámime indikatívne ale vyhradzujeme si právo to zmeniť
4. Počet kôl oznámime vopred a vždy sa ho snažíme dodržať

8. Jednanie po elektronickej aukcii

1. Elektronické aukcie nerobíme
2. aukcia je len začiatkom pre vyjednávanie
3. Snažíme sa ukončiť tender el. aukciou, ale niekedy ešte máme ďalšie kolo
4. aukcia je finálnym kolom jednania

9. Zverejnenie výsledku výberu

1. Výsledky tendra nezverejňujeme
2. Výsledky zverejňujeme, len ak nám to vyhovuje
3. Výsledky zverejňujeme až po podpísaní zmluvy
4. Výsledky zverejňujeme

10.Informácie neúspešným uchádzačom o dôvodoch , prečo neuspeli

1. S neúspešnými uchádzačmi nekomunikujeme vôbec
2. Neúspešným uchádzačom len pošleme informáciu, že neuspeli
3. Neúspešných informujeme len na požiadanie a neformálnym spôsobom
4. Neúspešným dávame detailnú spätnú väzbu, aby sa mohli poučiť do budúcna

11. Zverejnenie zmluvy

1. Zmluvy s dodávateľmi nikdy nezverejňujeme
2. Zmluvy zverejňujeme len ak si to vyžaduje zákon
3. Zmluvy zverejňujeme po zvážení, ale vyčierňujeme „citlivé“ informácie
4. Všetky zmluvy zverejňujeme bez výhrad

12. Zverejňovanie následných objednávok

1. Objednávky nikdy nezverejňujeme
2. Objednávky zverejňujeme len ak si to vyžaduje zákon
3. Objednávky zverejňujeme po zvážení, ale vyčierňujeme „citlivé“ informácie
4. Všetky objednávky zverejňujeme bez výhrad

Skúste o týchto alternatívach popremýšľať a pozrite sa na to, ako postupuje vaša spoločnosť. Ja v pokračovaní článku popíšem svoj pohľad na to, akú mieru otvorenosti voči dodávateľom je vhodné dosiahnuť.

Miloš Olejník

Miloš Olejník