Kvalifikace dodavatelů patří k důležitý činnostem v oblasti strategického řízení dodavatelů. Stojí na začátku procesu výběru dodavatele pro budoucí dodávky či služby. Ve společnosti Slovenské elektrárny a.s, (SE, a.s., člen ENEL) je jí věnována mimořádná pozornost a to nejen z titulu práce s jadernými technologiemi.

ZN: Popište, jak je pro vás kvalifikace dodavatelů důležitá a jak k ní přistupujete?

V našej spoločnosti sa súťaže o zákazku na vybrané dodávky môžu zúčastniť len kvalifikovaní dodávatelia. Dodávateľ poskytne požadované informácie, dokumenty, ktoré vyhodnocujeme. V prípade ak má predmet vplyv na jadrovú bezpečnosť, alebo máme pochybnosti ohľadne poskytnutých údajov a dokumentov, dodávateľov ďalej auditujeme a rozhodujeme o ich vhodnosti pre plnenie zákazky. Dodávatelia sa považujú za vhodných na plnenie zákazky po splnení všetkých kvalifikačných podmienok.

ZN: Znamená to, že se jedná o tzv. KO kritéria? Jak rozlišujete v rámci kvalifikace dodavatele, kteří mají nastavené vyšší standardy, než sami požadujete? Uplatní zde nějakou výhodu, resp. vyhledáváte zde nějakou výhodu?

Áno, jedná sa v podstate o KO kritériá. Pokiaľ sami v kvalifikačnom systéme nestanovíme rôzne kategórie podľa náročnosti plnenia, nerozlišujeme „lepších“ a „horších“ dodávateľov na základe posúdenia splnenia kvalifikačných podmienok. V kvalifikačnom systéme nemôžeme uplatniť tzv. pozitívnu diskrimináciu, t.j. zvýhodniť skúsenejších dodávateľov, nakoľko musíme rešpektovať princíp nediskriminácie v zmysle zákona o verejnom obstarávaní. Jediné v čom štandardne rozlišujeme dodávateľov je, že im priraďujeme tzv. kvalifikačný stupeň, t.j. maximálnu ročnú hodnotu zákaziek, ktoré môže u nás dodávateľ dostať. Táto hodnota sa určuje podľa jeho obratu za danú komoditu, po zohľadnení jeho referencií a finančného postavenia. V praxi to znamená, že malý dodávateľ nemôže u nás získať veľkú zákazku.

ZN: Odpovědi, které získáváte lze označit jako sebehodnocení dodavetele? Stává se Vám že při následném prověření těchto ukazatelů vlastním auditem zjišťujete velké disproporce.

Nenazvala by som to „sebahodnotenie dodávateľa“. Dodávateľa hodnotíme na základe predložených dokladov, ktoré určíme v kvalifikačných podkladoch. Pri hodnotení technickej úrovne dodávateľa, dodávateľ nám vždy predkladá potvrdené referencie na určenú komoditu, prípadné osvedčenia a oprávnenia dodávateľa, alebo jeho pracovníkov. Údaje o materiálnom, technickom a personálnom vybavení, dodávateľ predkladá formou čestných vyhlásení, pričom máme právo overiť pravdivosť poskytnutých informácii auditom . Certifikáty na riadenie manažérstva kvality, environmentu a bezpečnosti pri práci, sú vydávané nezávislými certifikačnými orgánmi.
Kvalifikačné požiadavky nastavujeme tak, aby dodávateľ nehodnotil sám seba, ale aby sme z dokladov, ktoré predkladá, vedeli určiť, či dodávateľ spĺňa všetky požadované podmienky na kvalifikáciu. Tieto kvalifikačné podmienky sú zverejnené na našej internetovej stránke.

ZN: Popište, jak váš kvalifikační systém funguje. Jaké jsou praktické dopady kvalifikace a co jsou hlavní cíle kvalifikace ve vaší společnosti?

Kvalifikácia v prvom rade skracuje čas obstarávania, ktorý je potrebný na preverenie vhodnosti dodávateľa pred súťažou. Zjednocuje požiadavky na odbornú a technickú spôsobilosť pre všetky závody SE. Enel kvalifikačný model, ktorý používame od roku 2010, je založený na klasifikácii tovarov, služieb a prác do materiálových skupín a na využití spoločných výhod zo synergie. V Enel kvalifikačnom modeli sú materiálové skupiny členené na:

1. Globálne – obsahujú typy plnení s nasledovnými znakmi:

– pôsobnosť dodávateľov na globálnej úrovni

– podobnosť v technickej špecifikácii

– vysoké výdavky v rámci skupiny Enel

Príklad: ložiská, káble, transformátory a pod.

V praxi to znamená, že súťaže na zákazku, ktorá patrí pod globálnu kategóriu, sa môže zúčastniť len dodávateľ kvalifikovaný v spoločnosti Enel. Využitie Enel kvalifikačného systému je výhodou tak pre nás v podobe väčšieho výberu kvalitného dodávateľa, ako aj pre dodávateľa, ktorý mu umožňuje získať zákazku aj v zahraničí u členov skupiny Enel.

2. Lokálne – obsahujú typy plnení s nasledovnými znakmi: 

– pôsobnosť dodávateľov na lokálnej úrovni

– vysoké výdavky

– dôraz na bezpečnosť a kvalitu

Príklad: Oprava a údržba tlakových systémov, projektové dokumentácie a pod.
Pre tieto nákupné kategórie SE, a.s. vyhlasujú svoj vlastný lokálny kvalifikačný systém.

3. Ostatné – ostatné typy plnení

V tomto prípade sa kvalifikácia v SE, a.s. neuplatňuje. Naši nákupcovia vyhľadávajú vhodných dodávateľov v našej databáze dodávateľov, do ktorej sa môžu dodávatelia zaevidovať cez portál pre dodávateľov, ktorý je spoločný pre všetkých členov skupiny Enel. Dodávateľ na portáli uvedie, pre ktorú krajinu vie plniť. Dodávateľ vyplní dotazník, kde uvádza základné údaje o spoločnosti, aspoň jednu referenciu, prípadne certifikáty a dokumenty, ktoré preukazujú, aké systémy manažérstiev má zavedené.

V minulosti sme na vyhľadávanie dodávateľov využívali externú databázu predkvalifikovaných dodávateľov v systéme Connexio utility, od spoločnosti Achilles, ktorého zámerom bolo vybudovať databázu vhodných dodávateľov pre energetický sektor v rámci strednej a východnej Európy. Tento systém poskytoval iba základnú kvalifikáciu, a to zhromaždenie informácii a dokumentov o spoločnosti, ako napr. právne údaje, údaje o zamestnancoch, finančné údaje, údaje o výrobkoch a službách, údaje o systémoch manažérstiev a podobne. Technickú kvalifikáciu sme si museli zabezpečiť interne. Keďže v tomto systéme bol okrem nás zapojený iba jeden ďalší subjekt, dodávatelia to tým pádom nevnímali ako výhodu. Využívanie tohto systému sme ukončili v roku 2013 z dôvodu rozhodnutia v rámci skupiny Enel, že na vyhľadávanie dodávateľov všetkými členmi skupiny bude slúžiť vlastný portál Enelu.

ZN: Jaké podmínky tedy musí potenciální uchazeč o dodávky v SE, a.s. splňovat?

Základné podmienky, ktoré musí záujemca splniť, sú členené nasledovne:

1. Osobné podmienky – oprávnenie podnikať, bezúhonnosť a plnenie daňových a odvodových povinností
2. ekonomicko – finančné podmienky
3. technická a odborná spôsobilosť
4. ďalšie podmienky

ZN: Zastavme se u technických a odborných předpokladů dodávat:

Dodávateľ spĺňa technické a odborné predpoklady na plnenie zákazky, ak má preukázateľné skúsenosti s plnením obdobných predmetov, disponuje výrobnými zariadeniami, technológiou, kvalifikovaným personálom a organizačnou štruktúrou na plnenie obdobných predmetov. Rozsah minimálnych požiadaviek, ktoré musí záujemca splniť, závisí od materiálovej skupiny.
V prípade zákaziek s vplyvom na jadrovú bezpečnosť a na bezpečnosť vybraných zariadení musí mať záujemca zdokumentovaný a funkčný systém manažérstva kvality podľa požiadaviek EN ISO 9001:2008.
V prípade zákaziek, pri ktorých môže dôjsť resp. dochádza ku zvýšenému riziku z pohľadu bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, musí mať záujemca vybudovaný funkčný systém manažérstva bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, ktorý zodpovedá požiadavkám OHSAS 18001.
V prípade zákaziek pri ktorých môže dôjsť resp. dochádza ku zvýšenému vplyvu environmentálnych aspektov, musí mať záujemca vybudovaný funkčný systém manažérstva životného prostredia podľa požiadaviek EN ISO 14001: 2004.

ZN: Jaké jsou tedy pravidla vašeho kvalifikačního systému?

1. Je to otvorený systém, kedykoľvek je možné požiadať o kvalifikáciu.
2. Oznámenie o každom vyhlásení kvalifikačného systému SE je zverejnené na internetovej stránke www.seas.sk. Rovnako je zverejnené aj Publikačnom Úrade EU a vo Vestníku verejného obstarávania SK, nakoľko svojou činnosťou podliehame zákonu o verejných zákazkách.
3. Výsledok procesu kvalifikácie je oznámený záujemcovi do 6 mesiacov od doručenia žiadosti o kvalifikáciu.
4. Každému kvalifikovanému dodávateľovi je priradený kvalifikačný stupeň formou ročného finančného limitu, ktorý určuje maximálnu hodnotu zákaziek v eurách, ktoré môže kvalifikovaný dodávateľ získať za jeden rok v SE, a.s. Kvalifikačný stupeň je určený v závislosti od obratu na danú kategóriu, ako aj hodnoty referencií, ktoré predložil.

ZN: Rozumím tomu dobře, že takto chcete předejít případné vysoké závislosti dodavatele na vašich zakázkách? V případě, že dodavatel dosahuje vysokých kvalit plnění, není vašim zájmem posilovat jeho vliv?

Je našim záujmom, aby dodávatelia neboli od nás závislí a zároveň, aby sme my neboli závislí od jedného dodávateľa. Kvalifikáciou dodávateľov vytvárame súťažné prostredie, a tým zaručujeme požadovanú úroveň dodávateľov a hospodárnosť pri zadávaní zákaziek.

ZN: Dodavatelé, kteří projdou kvalifikací, automaticky potom získávájí podíl na zakázkách SE?

Nie. Pokiaľ chce dodávateľ získať zákazku, musí sa súťaže zúčastniť. Účasť dodávateľa v kvalifikačnom systéme mu zaručí, že bude pozvaný do súťaže. Jednotlivé zákazky sú zadávané dodávateľom na základe výsledku súťaží.

ZN: Dotazníky určitě nejsou jediným zdrojem informací o dodavatelích, jak využíváte informací ze setkání s dodavateli, z chování a přístupu dodavatelů k problému?(Měkká data)

Ďalším významným zdrojom, ktorý využívame pri kvalifikácii dodávateľov, je hodnotenie dodávateľov, kde sa hodnotí aj prístup dodávateľa k riešeniu problémov počas plnenia. Negatívna spätná väzba o plnení dodávateľa môže viesť k ukončeniu kvalifikácie. Uvažujeme o tom, že by sme začali v hodnotení dodávateľa zohľadňovať aj prístup dodávateľa pri uzatvorení zmluvy

ZN: Ztráta kvalifikace! Co se musí stát, aby přišel dodavatel o kvalifikaci, opakujete kvalifikaci, jak často? A jak je to s dodavateli, kteří jsou na seznamu ale nedodávají?

Kvalifikácia dodávateľa platí 3 roky za podmienky, že nenastanú zmeny, ktoré môžu mať vplyv na ukončenie, resp. zmenu kvalifikácie. V prípade, ak nastane u dodávateľa zmena, ktorá má vplyv na splnenie kvalifikačných podmienok, dodávateľ je povinný nám takúto zmenu bezodkladne oznámiť. Po troch rokoch dodávateľ musí obnoviť všetky predložené doklady.
V prípade závažných organizačných zmien u dodávateľa, ako sú napr. zmena vlastníkov, fúzia, rozdelenie a pod., je kvalifikácia dodávateľa podrobená opätovnému preskúmaniu.
Kvalifikácia je ukončená ak dodávateľ:¨

• prestal spĺňať kvalifikačné požiadavky (pre materiálovú skupinu)
• ak dodávateľ v procese kvalifikácie alebo v súťaži predložil falšované doklady, alebo ak poskytol nepravdivé informácie alebo skreslené informácie,
• ak dodávateľ odmietol uzatvoriť zmluvu za podmienok, s ktorými v procese súťaže súhlasil, alebo ak sa nedostavil na rokovanie o takejto zmluve,
• a samozrejme, ako som už uviedla ak máme negatívnu spätnú väzbu z hodnotenia dodávateľov.

Čo sa týka otázky, čo s kvalifikovanými dodávateľmi, ktorí sú na zozname, ale zákazky nedodávajú, v prípade, ak sa kvalifikovaný dodávateľ rozhodne nezúčastniť sa súťaží, alebo nezíska zákazku, nie je obmedzovaný, ani sankcionovaný.

V pokračování: Hodnocení dodavatelů (výkonnost, plnění zakázek)

Pro ZN: Beata Vlčková, Slovenské elektrárne, a.s., člen skupiny Enel, Bratislava
beata.vlckova@enel.com

alioth