Vzpomínám si na dobu, kdy se požadavky na tendry a jejich specifikace nosily na předepsaném papírovém formuláři a společně s techniky jsme pak diskutovali nad jejich vyplněním. Zpracované žádosti o nabídky a zadání tendrů se rozesílaly doporučenou poštou a po telefonu se následně zjišťovalo, komu a kam vůbec dorazily.

Komise pro otevírání obálek a posuzování nabídek se po týdenním nahánění jednotlivých členů sešla u chlebíčků a kafe, aby zjistila, že polovina nabídek není kompletní a je před nimi další setkání, aby mohli znovu vše vyhodnotit. Z důvodu transparentnosti se s uchazeči striktně komunikovalo prostřednictvím doporučených zásilek, a tak se celý proces ještě více prodlužoval.

Že bychom se měli k tomuto vracet dnes v době internetu a zabezpečených přenosů dat, asi již nikoho nenapadne. Místo poštovného máme elektronické zadávání a podávání nabídek, místo formulářů a shánění paraf a podpisů na protokoly, nákupní a smluvní dokumenty máme elektronicky řízené oběhy dokumentů v DMS a místo jednání s dodavateli a vyjednávání o nabídkách máme systémy elektronických RFI a e-aukční portály.

Je ale plné zelektronizování nákupního procesu a všech nákupních činností to pravé? Nehrozí, že nám unikne něco podstatného?

Co je jedním z klíčových faktorů úspěšného nákupčího? INFORMACE!

Informace o skutečných potřebách společnosti, informace o situaci na trhu, tzn. aktuálním konkurenčním prostředí, připravovaných produktech, personální situaci u klíčového dodavatele, atd.. Mám na mysli informace o skutečných rizicích a příležitostech, které se kolem nás objevují.

Jakým způsobem se k těmto informacím dostáváme? Získáme je výhradně z elektronických zdrojů a oficiálních dokumentů, takzvaně od stolu? To rozhodně NE! A dobrý nákupčí si toho musí být vědom. Zde vidím největší riziko elektronizace v nákupu. Zpohodlnění, nákupní práce od stolu, omezený kontakt s aktuální realitou. Na toto místo se hodí jedno staré pravidlo říkající, je lépe jednou vidět, nežli desetkrát slyšet nebo číst. Proto, chcete-li své společnosti jako nákupčí přinášet inovace a nové trendy z trhu, pomáhat řídit rizika, je třeba občas vyrazit do terénu a mít při tom oči otevřené.

Pokud se tedy ptáme, zda elektronizaci ano či ne, pak jako její zastánce říkám určitě ano, protože efektivitu a flexibilitu, kterou nám do nákupu přináší, si bez ní jen těžko dokážeme představit. Současně ale mějme na paměti, jakým způsobem správně elektronické nástroje používat a v jaké míře, aby se nákupčí nestal pouze velmi flexibilním úředníkem.

Zen

zen