Znalostní nákup

Znalostní nákup
Lidé a organizace  /  Nápady a náměty

Začínám na nákupu

vložil , 5.9.2012, počet zobrazení: 2064, 1 komentář

Nastupuji jako nákupčí. Přijdu první den do práce. Tuto profesi jsem předtím nikdy nedělal. Jakési hrubé povědomí o své budoucí práci mám. Svého šéfa jsem viděl jednou na pohovoru, jinak na svém novém pracovišti nikoho neznám. Kde tedy vůbec začít?

Každá firma má nějaký informační systém. Ať už se jedná o konkrétní software nebo o nějakou jinou podobu. Tzn., nějak se musí zadávat požadavky na nákup, zpracovávají se cenová porovnání – poptávky, výběrová řízení, někde se vytváří objednávky (i kdyby se posílaly e-mailem, psaly ve Wordu, v nějakém formuláři nebo k tomu přímo určenému SW). Nějak se také zpracovávají a případně i připomínkují a schvalují smlouvy, další informace a dokumenty, jako např. hodnocení dodavatelů apod. Někde musí být stanoveno, kdo bude podepisovat vytvořené objednávky a smlouvy.

Většinou ve firmě, zejména těch větších, také existuje nějaká řídicí dokumentaci – interní předpisy, směrnice. Zde se dá získat mnoho informací o procesech a postupech, například jakým způsobem se ke mně dostane požadavek na nákup, kdo je co oprávněn podepisovat atd. Prostudování všech souvisejících dostupných dokumentů a projití informačního systému považuji za základ, z kterého si člověk udělá obrázek, jak to ve firmě funguje a kde může najít odpovídající informace.

V neposlední řadě bych zmínila znalosti a zkušenosti kolegů. Určitě rychle zjistíte, kolik kolegů – nákupčích máte v týmu, co který z nich nakupuje, pokud je sortiment nějak rozdělený a najdete i někoho, kdo Vám bude ochoten poradit. Zeptat se zkušenějších kolegů je totiž v mnoha případech ta nejjednodušší a nejrychlejší věc.

Máte požadavek na nákup a nevíte, kde požadovanou věc či službu nakoupit?

Neumím si představit, že v dnešní době ještě existuje firma, která nemá stanovena pravidla na výběr dodavatelů. Pokud pominu živnostníka, který si možná materiál pro svou práci nakupuje v nějakém specializovaném obchodě nebo ve spřáteleném velkoskladu po cestě k zákazníkovi. Mám na mysli firmu, která má zřízeno oddělení nákupu a tudíž zaměstnává odborníky, od kterých očekává, e budou nakupovat podle nějakých pravidel a také vybírat dodavatele podle pravidel, která se v té dané firmě osvědčila.

Asi bych se prvně zeptala, kde se daný předmět plnění nakupoval doposud. Existuje nějaká smlouva nebo se jedná o jednorázový či dokonce vůbec první nákup?

Podle toho bych se podívala do informačního systému – rámcová smlouva by v něm určitě měla být, popř. bych zkusila ze systému získat přehled minulých nákupů daného či obdobného předmětu plnění.

Pokud se jedná o první nákup, pak bych se zajímala, zda existuje nějaká databáze dodavatelů nebo zda firma v této oblasti využívá externích služeb. Může jít jen o databázi dodavatelů nebo i o nějaký poptávkový či dokonce e-aukční systém.

Pokud nic takového firma nepoužívá, např. se jedná opravdu o malou firmu, nebo firmu, kde se nákup jako takový teprve rozvíjí, sáhla bych určitě po internetu (tam je dnes takřka vše) 🙂 a využila znalosti kolegů. Kolegové nákupčí i ten, kdo požadavek zadal, většinou také ví, kde se to dá sehnat.

Důležitá věc je mimo výše uvedené, vyjasnit si a odsouhlasit s žadatelem specifikaci zboží či služby, a to tak, aby byla na přiměřené úrovni konkrétnosti. Nejde nám o to, abychom dostali tak konkrétní specifikaci, že ji může splnit pouze jediný dodavatel (většinou ten, kterého doporučuje žadatel), např. vč. Katalogového čísla. Ale zase musíme všem potenciálním dodavatelů být schopni říct, co přesně chceme. Tzn. ne třeba „chci 4 židle“.

Když najdu nějakého dodavatele, proč nemůžu nakoupit právě u něj?

Za prvé – je nutné zjistit, kdo odmítá daného dodavatele a proč?

Důvody totiž mohou být různé. Nabízí nám daný dodavatel opravdu to, co chceme, v odpovídající kvalitě za nejlepších podmínek na trhu? Má žadatel – interní zákazník nějaký závažný objektivní důvod k námitkám nebo jen subjektivní postoj? Možná se pouze bojí změny, jde-li o nového dodavatele, se kterým navíc ještě firma nemá zkušenosti a obává se o zajištění dodávky / služby. Nebo je zvyklý od toho stávajícího odebírat „už leta“ a má s ním nadstandardní nebo dokonce přátelské vztahy.

Samozřejmě dobrým vztahům s dodavateli není důvod se bránit. Spolehlivý dodavatel je v dnešní době jistou konkurenční výhodou. Doporučí-li žadatel dodavatele, se kterým je spokojen, můžeme ho, stejně jako několik dalších, oslovit s naší poptávkou a minimálně si tak ověřit smluvní podmínky a ceny. Pokud bude jeho nabídka nejlepší, tak můžeme s čistým svědomím nakoupit od něj.

A pokud nejlepší nebude? Záleží na podmínkách a pravidlech výběru dodavatele ve Vaší firmě. Většinou je možné (a žádoucí!) s dodavateli vyjednávat, popř. využít elektronické aukce. Tím můžete dosáhnout i u stávajícího dodavatele ještě lepších podmínek…

Podělte se s ostatními
Share on FacebookShare on TumblrTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedIn
alioth

1 komentář

  1. Vejda

    20.11.2012, 17.28 -

    Zkuste se ale na problematiku s dodavateli podívat i očima interního zákazníka. Ten má stálého a spolehlivého dodavatele, osobně se znají, spolupracují už roky. Problémy dávno společně vychytali. A teď přijde nějaký nový nákupčí, který v očích interního zákazníka technicky ničemu nerozumí, a jen otravuje s nějakým novým, zaručeně nejlevnějším dodavatelem. O to přece zákazníkovi vůbec nejde. A když nákupčí jen tlačí na změnu, je interní zákazník naštvaný a už z principu proti.

    Tady nesmí nákupčí podceňovat komunikaci směrem k internímu zákazníkovi. Právě jemu musí umět správně vysvětlit to, co je popsáno výše. To každý nákupčí ví, ale interní zákazník ne. Nákupčí by měl umět interního zákazníka přesvědčit, že mu nejde jen o výměnu stálého dodavatele za nového kvůli ceně. Měl by mu právě umět vysvětlit všechny souvislosti. A zase na oplátku si nechat povykládat, proč právě ten stávající dodavatel je tak skvělý. K ověření cen, nezávazné poptávce nebo hned k novému výběrovému řízení by pak mělo dojít po vzájemné dohodě nákupčího s interním zákazníkem.

    Zní to asi moc ideálně, ale nákupčí není jen obchodník. Je svým způsobem i psycholog. A jak víme všichni, práce s lidmi je ta nejtěžší…

    Vejda

Napsat komentář

© 2017 Znalostní nákup Všechna práva vyhrazena Provozuje Prescom

Webové stránky používají k poskytování služeb a analýze návštěvnosti soubory cookie. Informace, jak tyto stránky používáte, jsou sdíleny se společností Google. Používáním souhlasíte s použitím souborů cookie. Více informací

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close