Jaká používáte kritéria pro hodnocení nabídek při výběru dodavatele pro určitou zakázku? Cenu nebo i jiné faktory? Splňují-li nabídky požadovanou úroveň kvality, bývá logicky cena považována za nejvýznamnější kritérium.

Je ale nejnižší cena opravdu zárukou toho, že ušetříme? Resp. zaručí nám nejnižší cena také nejvyšší úsporu? Zejména z dlouhodobého hlediska se vyplatí zvažovat při nákupu i jiné náklady, než čistě pořizovací cenu, tzn. jednorázový náklad na pořízení zboží či služby.

Zajímá-li nás výhodnost nabídky v delším časovém horizontu, např. po celou dobu plnění smlouvy, můžeme zkusit vypočítat a porovnat celkové náklady jednotlivých variant pomocí analýzy TCO.

V jakých případech je vhodné ji použít? Běžně se uvádí a největší zkušenosti s ní jsou např. při nákupu vozidel, IT/ICT komponent, strojů a přístrojů, služeb (např. ostraha, apod.).

Jaké náklady do analýzy zahrnout? To závisí na oblasti, pro kterou TCO analýzu děláme. Trochu jiné budou náklady související s koupí a provozem vozidel nebo nějakých strojů a jiné zase např. u poskytování služeb ostrahy.

Například / obecně lze použít tyto náklady (interní i externí):

• Pořizovací cena vč. všech nákladů souvisejících s pořízením věci / zahájením služby a případné náklady na uvedení věci do provozu (instalace, montáž…)
• Veškeré provozní náklady (energie, administrativní náklady, mzdové náklady, balení a další spotřební materiál, náklady na skladování, dopravu…)
• Náklady na údržbu, minimálně tu plánovanou (plánovaný servis, preventivní kontroly apod.)
• Náklady na školení, zajištění technické podpory
• Kurzová rizika, daně, pojistné a další poplatky, záruky
• Vyčíslení rizik – např. při nedodržení termínu poskytované služby, při poruše věci (vozidla, stroje apod.) a následné odstávce, apod.
• Zůstatková (prodejní) cena – odečítá se od celkových nákladů v případě, že uvažujeme věc po skončení užívání prodat

Při zpracování TCO se snažíme vyčíslit jednotlivé náklady pro všechny varianty (nabídky) za celou předpokládanou dobu. Pro náklady, jejichž skutečnou výši nelze v danou chvíli zjistit, můžeme použít kvalifikovaný odhad. V tom případě je samozřejmě potřeba počítat s možnou odchylkou od skutečnosti.

Zkuste si spočítat TCO pro nějakou zakázku, kterou právě zpracováváte a uvidíte, jak rozdílné mohou být výsledky při porovnání pouze pořizovací ceny a při porovnání celkových nákladů (pořizovací ceny plus nákladů spojených s následným provozem věci či realizací služby).

Používáte TCO při porovnání nabídek / variant řešení nebo je to pro Vás jen vzdálená teorie? Máte s TCO nějakou konkrétní praktickou zkušenost? Kdy se Vám použití TCO obzvlášť osvědčilo?

Alioth

Níže uvedený příklad, který poskytl Ing. Ctirad Fischer, je modelový příklad na nákup GPS. Těšíme se na diskuzi o této metodě s Vámi i s ním. Na případné otázky s příkladem související bude dpovídat přímo on.

alioth