Znalostní nákup

Znalostní nákup
Prekvalifikace a výběr dodavatele

Čtyři nejčastější chyby výběrových řízení

vložil , 15.8.2013, počet zobrazení: 2393, komentáře 2

Také jste si někdy, např. u příležitosti realizace výběrového řízení, zabývali otázkou „Jak správně vybrat a definovat nakupované položky?“.

V rámci své praxe se setkávám s tím, že administrátoři se v přípravě dopouštějí těchto chyb:
• velké množství položek ve výběrovém řízení/e-aukci,
• některé položky jsou nakupovány v bezvýznamném množství,
• obdobné položky se nachází na několika místech,
• v neposlední řadě pak nedostatečná specifikace položek.

Jaké problémy vám tyto chyby mohou způsobit?
Dopustíte-li se prvních třech chyb, tak je velmi pravděpodobné, že seznam položek zbytečně dlouhý a nepřehledný. Nepřehlednost se projeví především, pokud využijete elektronické aukce. U velkého množství položek hrozí, že soutěžní kolo e-aukce se může zbytečně prodlužovat. Dále budete v průběhu soutěže posouvat obrazovku stále dolu či nahoru a tím ztrácet přehled o aktuálním dění. (Zde bych chtěl zdůraznit, že e-aukce je nástroj pro vyjednávání nemohoucí za jeho nesprávné využívání.)

V případě nedostatečné specifikace pak hrozí nepříjemná skutečnost, že vám bude dodáno jiné zboží než to, co jste si původně přáli.

Typy na to, jak je možné se těmto chybám vyvarovat:
• do výběrového řízení/e-aukce vyberte položky na základě ABC analýzy, tj. jen ty klíčové,
• na ostatní sortiment požadujte slevu v %,
• seskupte „příbuzné“ položky do skupin,
• dostatečně specifikujte nakupované položky,
• nebojte se požádat vašeho dodavatele, aby vám se specifikací pomohl.

Specifikace zboží
Opravdu vás vaši dodavatelé znají tak dobře, že vámstačí např. uvést pouzetentopopis položky: smetáček ruční.

Ihned mě napadají otázky jako:
• Jaký má být použitý materiál? Dřevo či plast?
• Vlákna mají být přírodní či umělá?
• A co rozměry či profil rukojeti?

Jste si jistí, že můžete plýtvat časem vašich potencionálních dodavatelů a nechat je dělat vaši práci?

Přesná a jasná specifikace nakupovaného zboží je:
• výrazem profesionality člověka odpovědného za výběrové řízení,
• nezbytným předpokladem toho, že to, co chcete nakoupit, také nakoupit.

Je naprosto normální, že nikdo nezná vše. Pokud vás neomezují interní předpisy či zákonná povinnost, tak řešení některých nákupních případů může být poměrně jednoduché. Použijte tištěné či elektronické katalogy výrobců, případně internet. Především v případech, kdy jsem nakupoval zboží poprvé v životě, tak jsem žádal o pomoc se specifikací interního zákazníka či dodavatele. Správný dodavatel vám pomoc neodmítne. Je v jeho vlastním zájmu, aby se nemusel dotazovat kupujícího, co mu má vlastně nabídnou, a aby VŘ probíhalo transparentním způsobem. Dále se mi osvědčilo postupně se sejít s více dodavateli a popsat jim, co bude předmětem nákupu/výběrového řízení. Ze získaných informací a předložených nabídek je pak možné vytvořit ostrou zadávací dokumentaci.

Mějte vždy na paměti, že předpokladem úspěchu každého výběrového řízení je dostatečná příprava a správně napsaná zadávací dokumentace.

Další typy a návody, které vám pomohou zefektivnit práci spojenou s realizací výběrového řízení, naleznete na semináři Jak správně vybírat a řídit dodavatele či na http://www.benefico.cz

Jaroslav Cirkovský

Podělte se s ostatními
Share on FacebookShare on TumblrTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedIn
alioth

2 komentáře

  1. Josef Zrník

    29.8.2013, 10.23 -

    Já jsem již s JC vedl diskusi na toto téma, no a protože je autor neústupný:), tak si dovolím poopravit jeho typ na správně def. zadání, že se do VŘ nevybírají položky dle ABC analýzy ale dle Pareta, ABC analýza se používá na analýzu nákupu – def. kategorií. Základem i zde je sice Pareto, jenže pro zařazení položek stačí 80/20, = podstatné a nepodstatné. JZ

  2. Karel Otýs

    6.9.2013, 12.10 -

    Naprosto souhlasím s Josefem Zrníkem. Dovolil bych si zde prezentovat trochu jiný pohled na přípravu VŘ než JC.

    Na rozdíl od něj se nedomnívám, že chyby zmiňované v úvodu jsou časté. Odborná úroveň nákupců roste a snad všichni dnes již ví, že přesná specifikace je základ úspěchu při výběru dodavatele.

    Mnohem důležitější je zaměření, spíše než na přesnou specifikaci, na optimální specifikaci. Co tím myslím? Aby předmět nákupu odpovídal skutečně jen tomu co firma nezbytně nutně potřebuje, abychom zbytečně nekupovali výrobek z vlastnostmi a parametry, které nepotřebujeme a abychom se zamysleli nad tím, zda na danou, samozřejmě vždy přesnou specifikaci budeme mít dost potenciálních dodavatelů – jestli jsem to s tou přesností nepřehnali tak, že nám zbyl jen jeden dodavatel. Ono totiž při specifikaci požadavku se dá ušetřit výrazně více peněz ( nebo spíše eliminovat zbytečné náklady), nebo v tom horším případě vyhodit peníze z okna)než při vlastním VŘ.

    A pokud nevíme ani my ani IK přesně jak specifikovat. pak je tu nástroj RFI.

    Technicky přesná specifikace je spíše odpovědností interního zákazníka, ale její uzpůsobení tomu, abychom z trhu získali maximum efektů je již odpovědností nákupce.

    Také nesdílím obavu, že velké množství položek ( samozřejmě optimálně specifikovaných) ve VŘ je v chybou a komplikací pro vlastní průběh VŘ, zejména pro e-aukci. Právě e-aukce či jen e-poptávka nám i uchazečům o dodávku ulehčuje práci a můžeme realizovat VŘ v rozsahu položek, které by bylo při papírovém provedení VŘ z důvodu pracnosti prakticky nemožné. Posouvání obrazovky je přeci ve srovnání s možností dosáhnout lepších nákupních podmínek pouze drobná komplikace. navíc aukční sw má nástroje, kterými si můžeme tento drobný problém eliminovat ( například rozdělení do dílčích bloků) .A délka aukce – zažil jsem i aukci která měla 50 x prodloužení. Nevidím v tom problém, pokud je zakázka dostatečně zajímavá a je k ní dostatečná konkurence dodavatelů. Pak je v našem zájmu u obrazovky vydržet, a uchazeči – Ti to jistě rádi vydrží, pokud půjde o zajímavý obchod.

    Nákupu zdar. Karel Otýs

Napsat komentář

© 2017 Znalostní nákup Všechna práva vyhrazena Provozuje Prescom

Webové stránky používají k poskytování služeb a analýze návštěvnosti soubory cookie. Informace, jak tyto stránky používáte, jsou sdíleny se společností Google. Používáním souhlasíte s použitím souborů cookie. Více informací

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close