Je jistě nesporným faktem, že je výhodné zavést centrální nákup, že je dobré nakupovat centralizovaně.

Každý se rád pochlubí, že nákup ve firmě zcentralizovali a jak je to výhodné. Také ale občas slyším stesky, jak to není jednoduché, jak se nedaří tuto skvělou myšlenku centralizace prosadit ve firmě, jak se jí ti, kteří doposud nakupovali, a o své kompetence by přišli, brání. Jak je to možné, že nevidí ty efekty, které centralizace přinese, že nevidí ty úspory, že nevidí to zefektivnění práce, ale naopak, že kladou na stůl argumenty o malé operativnosti, o prodloužení rozhodování, o nevýhodných cenách (které jsou podle nich vyšší než měli do současnosti), a pokud je cena nižší tak, že to je na úkor kvality, argumenty o tom, že se v úvahách o úsporách na centrální úrovni ztrácí potřeby nižších článků řízení, argumenty o tom, že Ti co budou nakupovat centrálně nerespektují požadavky interních klientů a sledují pouze úspory.

A aby těch argumentů proti centralizaci nebylo málo tak ještě přidávají obavy z navýšení procesních nákladů, vzniknou nová místa, bude to stát více peněz, kdo to zaplatí, zase my nižší složky, vy nahoře si budete vykazovat úspory a my budeme platit víc, zatímco když si nakupujeme sami tak vše funguje.

Však to sami znáte a určitě jste takové argumenty slyšeli.

Taky se Vám zdá, že těch argumentů proti je více. Nezdá, opravdu to tak je. Málokdy se najde souznění duší těch, kteří dosud nakupují tzv. decentralizovaně s těmi, kteří chtějí nakupovat centralizovaně. Vlastně o takové případu nevím. Možná takový je, či byl, ale nejspíše to bude jako s tou pověstnou jehlou v kupce sena.

No a co s tím. Jak vlastně tu centralizaci provést, aby to bylo dobře.

No, domnívám se a moje praxe mi to potvrdila, že prvotní problém, od kterého je potřeba začít, je vyjasnit si, co to ta centralizace, mrška jedna vlastně je. Zde bych si dovolil malou odbočku na jiné téma, ale hned se vrátím zpátky.

Je to totiž stejné, jako s diskusí o kvalitě plnění u elektronických aukcí. Odpůrci tvrdí, že e-aukce snižují kvalitu, že sledují jen cenu a výsledkem je nižší kvalita. Když se jich ale zeptáte, co to ta kvalita vlastně je, ať ji KONKRÉTNĚ popíší, tak velmi často mlčí, NEVÍ.  Je to totiž z jejich strany jen zástupný argument, nebo spíše vyjádření obav z výsledku, obav pramenících z nedostatku informací. V takových situacích vždy opouštím diskusi o aukcích a převedu diskusi na vyjasnění pojmu kvalita. Co tou kvalitou mají na mysli konkrétně. Jaké parametry, jaké vlastnosti. A pak věcně diskutujme o tom, zda je ve-aukci možné je zajistit či ne. Samozřejmě, že to vždy dopadne stejně, ukáže se, že e-aukce kvalitu nijak nedeformují, ani nesnižují. Chce to jen maličkost, umět tu kvalitu popsat zaprvé jednoznačně a za druhé tak, aby tomu všichni zúčastnění rozuměli a všichni to chápali stejně (o čemž je ovšem vždy vhodné se přesvědčit vhodně položenými kontrolními otázkami).

Tak už jsem zpátky u centralizace. A jaké je poučení z předchozí krátké odbočky? No přeci to, že než začneme ve firmě prosazovat centralizaci, musíme si ji přesně definovat, třeba i variantně, musíme prostě sami vědět, co konkrétně chceme dosáhnout. Pokud to sami nevíme, těžko o tom můžeme přesvědčit ostatní. Nestačí tedy říct, pojďme, budeme centralizovat nákup, četli jsme v novinách, že to skvělý nápad. To opravdu nestačí.

Pojem centralizace nákupu může totiž znamenat spoustu řešení. Může znamenat centrálně prováděná výběrová řízení na vybrané komodity, centrálně prováděná výběrová řízení na všechny komodity, výsledky těchto výběrových řízení mohou být pro všechny závazné, nebo nemusí být závazné a jsou pouze doporučující. Může znamenat centrálně uzavřené rámcové smlouvy, nebo jen provedení centrálního výběru.  Může znamenat sdílenou službu nákupu, může znamenat centrální objednávání, nebo i skladování, může znamenat vytvoření centrálního útvaru, může to být jen činnost, která se rozdělí mezi současné nákupčí. Může znamenat centrální rozhodování, nebo rozhodování kolektivní za účasti šéfů jednotlivých podniků ve skupině, jednotlivých závodů, nižších složek s vlastním rozpočtem. To jsou pouze příklady těch nejčastějších řešení z praxe, které existují. Při troše trpělivosti a přemýšlení by se našly určitě další. Ale myslím, že na ukázku šíře možností postačuje.

A co sběr a získání informací. Bez těch centrální nákup není možný. Jak ho zajistit, kdo ho zajistí? Kolik to bude stát?

A reporting a controlling. Plní centrální nákup cíle?Opravdu spoří, kolik nás stojí, nestojí více, než uspoří?

A jak je CN motivován k nejlepším výsledkům. Výstupy centrálního nákupu (také CN) totiž zásadně ovlivňují hospodaření dílčích složek, či podniků. Pracovníci CN tím vlastně zasahují do odpovědnosti šéfů těchto dílčích složek, aniž by sami nesli odpovědnost. Co je tedy nutí a tlačí k optimálnímu výsledku?

A takto bych mohl pokračovat dalšími otázkami spojenými z centrálního nákupu (například sjednocení účetních osnov, názvosloví, tedy tak jednoduchá věc, abychom si pod stejným názvem všichni představili stejnou věc, jinak se nikdy nedopočítáme a neporozumíme si).

Asi už Vás taky z výčtu toho, co je třeba zohlednit a vyřešit při centralizaci nákupu, bolí hlava.

A to jsem zapomněl na to nejdůležitější na KOMUNIKACI. Pokud nebudeme vysvětlovat, komunikovat, poslouchat se vzájemně, snažit se pochopit problémy a obavy druhé strany, tak nikdy žádnou centralizaci neprovedeme.

No a jak tedy postupovat, jak argumentovat, jak a kde hledat efekty, jak se vyhnout slepým uličkám. To si řekneme v dalších článcích na toto téma, kde postupně proberu zaprvé jak se vůbec rozhodnout, co vše při rozhodování zohlednit, jak postupovat, kterou formu centralizace nákupu zvolit a pak nejčastější formy centralizace nákupu a rady a tipy jak na to.

Na závěr, aby bylo jasno, a nebylo sebemenších pochyb o vyznění tohoto článku. Autor je velkým příznivcem centralizace nákupu a má s ní zkušenosti. Ale centralizace musí mít stejně jako všechno konání konkrétní smysl, efekt, nemůže to být jen centralizace pro centralizaci, jako že i takové případy v praxi existují. Argumenty proti jsou uvedeny v takovém hojném počtu zaprvé proto, že provedení centralizace je jedním z nejobtížnějších úkolů nákupu (a to zejména komunikačně) a za druhé proto, že z uvedenými protiargumenty  se autor ve své praxi setkal.

Nicméně pokud vše překonáte, výsledek stojí za to!

Takže mějte se krásně. Nákupu zdar a jeho centralizaci zvlášť.

Váš Karel Otýs

Další pokračování:

Formy centralizace nákupu I.

Formy centralizace nákupu II.

Profil autora:
Karel Otýs

Jedenáct let pracoval jako šéf nákupu ve společnosti Czech Coal services . Pracoval například na projektech centralizace nákupu ve skupině, implementace elektronických nákupních nástrojů, komunikace s interními klienty a optimalizace nákupních procesů. Absolvent Vysoké školy strojní a elektrotechnické v Plzni, oboru Ekonomika a řízení.  V současné době působí  jako konzultant a lektor firemního nákupu.

admin